Success case
Compliance by design
Un modello digitale per il monitoraggio delle operazioni personali dei Soggetti Rilevanti
Come due primarie istituzioni finanziarie italiane hanno trasformato un adempimento normativo in un processo scalabile e controllato nel tempo attraverso piattaforme no-code
Key Partner Consulting ha affiancato due primarie istituzioni finanziarie italiane nella progettazione e industrializzazione di un modello digitale end-to-end per il censimento, il monitoraggio e l’analisi di tali operazioni, costruito su piattaforme
no-code e pensato per evolvere nel tempo senza generare nuove dipendenze tecnologiche.
Il modello è stato implementato presso due istituzioni finanziarie di primario rilievo nel panorama italiano, con profili istituzionali distinti ma sfide operative convergenti.
Il primo è un grande gruppo bancario presente sull’intero territorio nazionale. Il secondo è un’istituzione finanziaria a controllo pubblico di rilevanza sistemica, con un perimetro di attività che spazia dal supporto agli enti locali al finanziamento di imprese e infrastrutture strategiche.
In entrambi i casi, il vincolo progettuale principale era lo stesso: uniformare il processo tra le diverse componenti organizzative, mantenendo al contempo flessibilità operativa e piena tracciabilità normativa.
il Contesto
Il punto di partenza
La gestione delle operazioni personali dei Soggetti Rilevanti è uno degli ambiti di compliance più delicati per le istituzioni finanziarie: impone un presidio sistematico su attività che per natura sono distribuite, eterogenee e difficili da standardizzare. Le normative di riferimento, a partire dal MAR e dalle disposizioni Banca d’Italia e Consob, richiedono processi tracciabili, controlli strutturati e reportistica affidabile.
Eppure, secondo il Regulatory & Risk Management Indicator di Wolters Kluwer, quasi un operatore su due gestisce ancora questi processi con strumenti manuali o semi-manuali.
Il rischio non è solo regolatorio. In organizzazioni complesse, la gestione frammentata tra più attori, strumenti e strutture genera inefficienze, errori e una governance difficile da auditare.
La sfida era quindi duplice: garantire piena aderenza ai requisiti normativi e semplificare l’operatività quotidiana, senza aumentare il carico sulle funzioni coinvolte.
la soluzione
Dal processo manuale a un modello digitale industrializzato
Una soluzione no-code progettata insieme al cliente
Key Partner ha affiancato entrambe le istituzioni in un percorso di co-progettazione che non si è limitato all’introduzione di un nuovo strumento: ha ridisegnato il processo nella sua interezza, dalla raccolta delle informazioni alla governance centralizzata, adottando piattaforme come Smartsheet e Microsoft Power Platform come infrastrutture abilitanti.
Il modello operativo copre l’intero ciclo di vita delle operazioni personali dei Soggetti Rilevanti, articolato in quattro fasi integrate.
Censimento guidato
Il processo di dichiarazione è stato semplificato e standardizzato attraverso form strutturati che accompagnano l’utente passo dopo passo, riducendo gli errori di compilazione e garantendo la completezza delle informazioni raccolte.
Notifiche automatiche
Il sistema gestisce in autonomia i flussi di comunicazione verso i soggetti coinvolti, promemoria, scadenze, richieste di integrazione, eliminando la dipendenza da follow-up manuali e assicurando continuità operativa.
Validazioni strutturate
I controlli, prima eseguiti ex-post e in modo discontinuo, sono stati integrati nel flusso come passaggi obbligati e tracciabili, con percorsi differenziati per tipologia di operazione.
Dashboard e KPI centralizzati
La governance dell’intero processo è accessibile in tempo reale attraverso una reportistica unificata, con visibilità immediata sullo stato delle operazioni, sulle anomalie e sull’avanzamento dei controlli.
La scelta di operare su piattaforme che non richiedono hard-coding ha risposto a una precisa esigenza organizzativa: preservare l’autonomia del cliente nella gestione e nell’evoluzione del sistema, senza dipendere da cicli di sviluppo software o competenze tecniche specializzate.
Elementi di innovazione
No hard-coding
Smartsheet e Microsoft Power Platform come infrastrutture di processo flessibili, trasparenti e modificabili in autonomia.
Scalabilità by design
Un modello progettato per essere replicato su più entità organizzative con adattamenti minimi, estendibile ad altri ambiti di compliance con la stessa logica strutturale.
Processo end-to-end integrato
Dal censimento alla dashboard: un unico flusso che sostituisce la frammentazione tra strumenti, attori e controlli ex-post.
Autonomia operativa per il business
Nessuna dipendenza dall’IT per la gestione e l’evoluzione del sistema: il modello cresce con l’organizzazione, senza nuovi vincoli tecnologici.
I risultati
Il progetto ha prodotto una trasformazione misurabile del profilo operativo del reparto commerciale:
- ~1 minuto per censire una nuova operazione personale, contro tempi nettamente superiori con il modello precedente
- −40/60% del tempo operativo dedicato ai controlli di compliance, grazie all’automazione dei flussi e alla strutturazione delle validazioni
- Monitoraggio immediato e continuo, con visibilità in tempo reale sull’intero perimetro di operazioni
- Audit trail completo su ogni operazione, con tracciabilità end-to-end di tutte le azioni e validazioni
- Processo uniforme tra le diverse entità organizzative, con governance centralizzata e operatività distribuita
Un cambio di paradigma: da adempimento gestito in modo reattivo a modello di controllo strutturato, continuo e replicabile.
